Een sinterklaasfeest organiseren in 12 stappen

Tip! Download het hulpcanvas en neem het mee naar de meeting met het event-team. Download hier het hulpcanvas als PDF.

Dit jaar komt Sinterklaas op zaterdag 16 november aan in Nederland. Vanaf dat moment is hij tot en met 5 december een graag geziene gast. De piekmomenten zijn het weekend van 22 en 29 november. De Sint brengt dan voornamelijk bezoeken aan bedrijven. Het weekend voor 5 december is vaak ook populair bij families om pakjesavond te vieren.
Zoek je nog een geschikte datum? Denk ook eens aan woensdag-, donderdag- of vrijdagmiddag.
Deze dagen zijn uitermate geschikt, en een goed alternatief voor het weekend!

Wordt het een familiefeest met collega’s, partners en kinderen? Of kies je voor een sinterklaasborrel met alleen collega’s? Inventariseer hoeveel kinderen en volwassenen je verwacht. En wat is ongeveer de gemiddelde leeftijd? Breng dit in kaart, zodat je de volgende stappen goed op je doelgroep afstemt.

Een geslaagd sinterklaas bedrijfsfeest duurt niet te lang. Ons advies is om het feest nooit langer dan 2 – 2,5 uur te laten duren. De spanningsboog van kinderen (en vaak ook van je collega’s) is vrij kort.
De meeste populaire tijdsloten voor bedrijven zijn 10:00 tot 12:00 uur en 15:00 tot 17:00 uur. Grote kans dat de agenda van de Sint op deze tijden al vol zit. Maar niet getreurd! Wat dacht je van 12:00- 14:00 uur, 15:30-17:30 of 17:00-19:00? Combineer het sinterklaasfeest met een goed verzorgde lunch of een gezellige en laagdrempelige Sinterklaasborrel.

Vier je het sinterklaasfeest op het bedrijf? Of kies je voor een andere plaats? In een bedrijfspand zijn er vaak voldoende mogelijkheden om het sinterklaasbedrijfsfeest te vieren. Denk eens aan het atrium, de kantine of de lobby. Je kunt natuurlijk ook kiezen om het feest extern te vieren. Er zijn genoeg ‘sinterklazige’ locaties te bedenken. Denk bijvoorbeeld eens aan een theater, een schip, een kasteel of een mooie feestzaal.

Een leuke invulling voor het programma is belangrijk bij een sinterklaasfeest. Hierbij is interactie de sleutel tot succes. Stem de invulling daarom af op de gasten. Dus zowel op de ouders als de kinderen. Het aanbod sinterklaasentertainment is groot. Entertainment met een goede kwaliteit is schaars én populair. We raden je aan om uiterlijk in september het sinterklaasentertainment te boeken. Na september is de kans groot dat niet alle tijdsloten meer beschikbaar zijn.

Op zoek naar de juiste invulling voor het feest? Bekijk dan onze Sint & Friends Sinterklaasshows.

Het inkopen van de cadeaus kan op verschillende manieren. Kopen de collega’s zelf een cadeau voor hun kind? Of regel jij de cadeaus? Het onderwerp ‘cadeautjes’ is bij veel sinterklaasfeesten een ding. Bijvoorbeeld ouders die te laat het gewenste cadeau aan je doorgeven/aanleveren. Of bijvoorbeeld onleesbare namen of zelfs cadeautjes die kwijt zijn geraakt. Dat is echt S*NT (sorry, heel flauw). Daarom is het verstandig om ook enkele reserve cadeaus te regelen. Tip: kies voor genderneutrale cadeaus.

Bereid het uitdelen van de cadeautjes goed voor. Er zijn verschillende manieren om dat te doen. We adviseren de kleurenmethode. Belangrijk: zorg er voor dat ieder cadeau is voorzien van een naam. Sinterklaas kent alle kinderen. Ondanks dat helpt het enorm als de namen ook fonetisch op het naamlabel staan.

De catering: lekker! In veel gevallen volstaan schalen snoepgoed op tafel. Maar bij andere tijdsloten (zie stap 3) is een lunch-, borrel of dinerbuffet nodig. Stel jezelf de vraag: besteed ik dit uit? Of laat je het verzorgen door de eigen bedrijfskantine/cateraar?

Om helemaal in de sinterklaasstemming te komen, versier je de zaal lekker uitbundig. Vlaggetjes, ballonnen en fopcadeautjes brengen direct veel sfeer. Online vind je talloze opties om voor ieder budget sinterklaasversiering te scoren. Naast de aankleding is het handig om naamstickers te regelen voor alle gasten. Zo kan Sinterklaas iedereen bij hun voornaam aanspreken. De verbazing op de gezichtjes is fantastisch! Deze truc werkt trouwens ook bij je collega’s wanneer zij een naamsticker dragen. Meer inspiratie nodig voor de aankleding van het Sinterklaasfeest? Bekijk onze blog: Sinterklaasfeest organiseren? 10 waardevolle tips.

Inventariseer wat je nodig hebt aan techniek. Denk hierbij aan een podium, licht, geluid en decor. Raadpleeg je je eigen netwerk? Regel je dit helemaal zelf? Of heb je hierbij hulp nodig? We helpen je graag. We werken al ruim 10 jaar met vaste partners die de complete techniek verzorgen. Neem contact met ons op, om de mogelijkheden te bespreken.

Inventariseer welke overige benodigdheden je nodig hebt. Hierbij een lijstje van dingen die al-tijd van pas komen:

• Een prullenbak & afvalzakken
• Tiewraps
• Gaffer-tape
• Schaar
• Stoffer en blik
• Vochtige doekjes
• Een schoonmaak benodigdheden (en schoonmaaktopper!)

Werk samen met je collega’s in een sinterklaascommissie. Zo voorkom je dat je zelf te veel hooi op je vork neemt. En daarnaast deel je de voorpret met elkaar. Hoe leuk is dat.
Stel voor alle bovenstaande punten niemand aan. Deze persoon is vanaf dat moment hoofdverantwoordelijk voor dat onderdeel. Je bent natuurlijk nog steeds een team. Dus je helpt elkaar waar nodig. Maar het is handig om te weten wie waar verantwoordelijk voor is. Vergeet naast bovenstaande punten het draaiboek niet. Een draaiboek maken is heel eenvoudig en belangrijker nog: superhandig! Handig voor jou, het team en de leveranciers. In een draaiboek zie je wat van wie, wanneer, waar verwacht wordt. Mocht iemand onverwachts uitvallen, dan kan je collega het zonder overdracht van je overnemen.

Dit waren de stappen die jou helpen bij het organiseren van het sinterklaasfeest op je bedrijf. Het
canvas met het stappenplan download je hier. Wil je meer tips? Of ben je benieuwd wat boekdesint.nl voor jou kan betekenen? Neem dan contact met ons op via e-mail [email protected] of bel ons op 085 – 06 07 555.