Stappenplan voor het organiseren van een sinterklaasfeest op een bedrijf

Tussen de verschillende stappen door lees je handige tips die je direct kunt toepassen op jouw sinterklaasfeest. Zo organiseer jij een perfect sinterklaasfeest op jullie bedrijf waar zowel jij, de kids als jouw collega’s van zullen genieten.

Onder de afbeelding van het canvas staan de stappen toegelicht. Het canvas ‘Hulpcanvas Sinterklaasfeest’ kun je hier downloaden als PDF. Ideaal om mee te nemen in de meeting met het event team. 

Het sinterklaasfeest vieren op je werk hoeft niet per se op een zaterdag. Denk bijvoorbeeld eens aan een woensdagmiddag, een vrijdagmiddag (tijdens de vrijmibo bijvoorbeeld) of een zondag. 

Sinterklaas is van zaterdag 18 november t/m zaterdag 5 december 2023 in het land. Dat is een kort sinterklaasjaar ten opzichte van vorig jaar. Hierdoor kan het zijn dat er minder shows en hulp-Sinterklazen beschikbaar zijn, omdat er minder weekenden overblijven om het sinterklaasfeest te vieren. Door ons grote aanbod shows en ons uitgebreide acteursteam proberen we dit te ondervangen. Wel raden wij aan de Sint, Pieten en het entertainment in een vroeg stadium te boeken.

Wordt het een familiefeest met collega’s, partners en kinderen of kies je voor een sinterklaasborrel met alleen collega’s? Hoeveel kids en hoeveel volwassenen verwacht je? En wat is ongeveer hun gemiddelde leeftijd? Breng dit helder in kaart, zodat je de volgende stappen op je doelgroep kunt afstemmen.

Een geslaagd sinterklaasfeest duurt niet te lang; inclusief in- en uitloop meestal zo’n twee tot tweeëneenhalf uur. De spanningsboog van kinderen (en vaak ook van je collega’s) is vrij kort. Met een tijdslot van 2,5 uur kun je alle kanten op qua tijdstip. Ter inspiratie hebben we een aantal voorbeelden van populaire tijdsloten op een rijtje gezet. Wanneer je klikt, vind je een toelichting. 

Vier je het op je eigen locatie of op een externe locatie? In een bedrijfspand zijn er vaak voldoende mogelijkheden om het sinterklaasbedrijfsfeest te vieren. Denk eens aan het atrium, de kantine, de lobby… Je kunt natuurlijk ook kiezen om het feest extern te vieren. Er zijn genoeg ‘sinterklazige’ locaties te bedenken, waarmee het echt een uitje wordt voor jou, je collega’s en hun kroost. Denk eens aan een theater, een schip, een kasteel of een mooie feestzaal.

Bij een goed georganiseerd sinterklaasfeest hoort een leuk programma voor de kinderen. Een interactieve invulling is de sleutel tot succes voor een geslaagd sinterklaasfeest. Stem het daarom af op jouw gasten. Het aanbod sinterklaasentertainment is groot. Entertainment met een goede kwaliteit is schaars en populair. Wij raden aan om in september het sinterklaasentertainment te boeken. Daarna kan het ook, maar je zult merken dat niet alle tijdsloten meer beschikbaar zijn. Ter inspiratie een aantal mogelijkheden:

Bestel je de cadeautjes zelf of geef je jouw collega’s een cadeaukaart van intertoys, zodat ze zelf een cadeau voor hun kind kunnen kopen? In het laatste geval regel jij bijvoorbeeld enkel een aantal reserve cadeautjes. Het onderwerp ‘cadeautjes’ is bij veel sinterklaasfeesten een ding. Ouders die te laat het gewenste cadeau aan je doorgeven/aanleveren, onleesbare namen of zelfs cadeautjes die kwijt zijn geraakt… Da’s echt S*NT (sorry, heel flauw).

Daarnaast is het natuurlijk het leukst als Sinterklaas de cadeautjes uitdeelt, zodat de kinderen hem daarna nog even persoonlijk kunnen bedanken. Er zijn hier diverse methodes voor, maar wij vinden er maar één echt goed werken. Onze tips:

De catering; lekker! Het is afhankelijk van de locatie en het tijdstip van je feest hoe en of je gaat uitpakken. Volstaan schalen snoepgoed op tafel of zat je te denken aan een lunch-, borrel of dinerbuffet? Ga je het uitbesteden of laat je het verzorgen door de eigen bedrijfskantine/cateraar? 

Om helemaal in de sinterklaasstemming te komen zijn vlaggetjes, ballonnen en fopcadeautjes altijd een goed idee. Online vindt je talloze opties om voor ieder budget sinterklaasversiering te scoren. Naast aankleding is het handig om naamstickers voor al je gasten te regelen. Zo kan Sinterklaas je gasten bij hun voornaam aanspreken. De verbazing op de gezichtjes is fantastisch wanneer de Sint de kinderen direct bij hun voornaam aanspreekt. Deze truc werkt overigens ook bij je collega’s wanneer zij een naamsticker dragen.

Wat heb je nodig aan techniek? Zoek je een partij voor podium, licht, geluid en decor of is dit niet nodig. Bij welke partij leg je dit neer? Je kunt dit uitbesteden of je eigen netwerk raadplegen. Wij werken al tien jaar met vaste en betrouwbare partners die de complete techniek kunnen verzorgen voor jouw sinterklaasfeest.

Inventariseer welke overige benodigdheden je nodig hebt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een prullenbak, een schoonmaakteam, maar ook aan dingen als plakband, tie-wraps, gaffer-tape. Dit komt al-tijd van pas!

Werk samen in een sinterklaascommissie. Zo voorkom je dat je zelf te veel hooi op je vork neemt. Koppel aan alle voorgaande punten een naam; wie doet wat. In een team lukt meer dan in je eentje.

Een draaiboek maken is heel eenvoudig en belangrijker nog: super handig! Handig voor jou, je team en je leveranciers. In een draaiboek zie je in een document van wie wanneer waar en wat verwacht wordt. Een draaiboek is zo ingericht dat als jij ziek zou zijn, je collega het zonder overdracht van je over kan nemen.

Dit waren de stappen waarmee jij het sinterklaasfeest op je bedrijf kunt organiseren. Je kunt het canvas met het stappenplan hier downloaden. Wil je meer tips of ben je benieuwd wat Boek de Sint voor jou kan betekenen? Ga naar www.boekdesint.nl/blog/, mail naar info@boekdesint.nl of bel ons op 085 – 06 07 555.