Het organiseren van een sinterklaasfeest voor je collega’s kan best een klus zijn. In dit artikel lees je je hoe je dit doet in 12 stappen. Het stappenplan helpt je om de sinterklaasviering gestructureerd en overzichtelijk te organiseren. Ook lees je tips die je direct kunt toepassen bij jouw bedrijfsfeest. Zo organiseer je een sinterklaasfeest waar iedereen geniet. Ook jij!
Tip! Download het hulpcanvas en neem het mee naar de meeting met het event-team. Download hier het hulpcanvas als PDF.
Stap 1: Kies een datum
Dit jaar komt Sinterklaas op zaterdag 16 november aan in Nederland. Vanaf dat moment is hij tot en met 5 december een graag geziene gast. De piekmomenten zijn het weekend van 22 en 29 november. De Sint brengt dan voornamelijk bezoeken aan bedrijven. Het weekend voor 5 december is vaak ook populair bij families om pakjesavond te vieren.
Zoek je nog een geschikte datum? Denk ook eens aan woensdag-, donderdag- of vrijdagmiddag.
Deze dagen zijn uitermate geschikt, en een goed alternatief voor het weekend!
Stap 2: Inventariseer wie je gasten zijn
Wordt het een familiefeest met collega’s, partners en kinderen? Of kies je voor een sinterklaasborrel met alleen collega’s? Inventariseer hoeveel kinderen en volwassenen je verwacht. En wat is ongeveer de gemiddelde leeftijd? Breng dit in kaart, zodat je de volgende stappen goed op je doelgroep afstemt.
Stap 3: Kies een handig tijdslot voor het sinterklaasfeest
Een geslaagd sinterklaas bedrijfsfeest duurt niet te lang. Ons advies is om het feest nooit langer dan 2 – 2,5 uur te laten duren. De spanningsboog van kinderen (en vaak ook van je collega’s) is vrij kort.
De meeste populaire tijdsloten voor bedrijven zijn 10:00 tot 12:00 uur en 15:00 tot 17:00 uur. Grote kans dat de agenda van de Sint op deze tijden al vol zit. Maar niet getreurd! Wat dacht je van 12:00- 14:00 uur, 15:30-17:30 of 17:00-19:00? Combineer het sinterklaasfeest met een goed verzorgde lunch of een gezellige en laagdrempelige Sinterklaasborrel.
Ochtend: 10:00 - 12:00
Veel bedrijven kiezen voor een sinterklaasfeest in de ochtend. In de ochtend hebben wij diverse acts beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan de all-in Sint & Friends sinterklaasshow met DJ of Liveband.
Lunch: 12:00 - 14:00
Combineer het sinterklaasfeest bijvoorbeeld met een goed verzorgde lunch voor jouw kleine en grote gasten. Een lunchbuffet van 12.00 tot 12.45 uur gevolgd door een leuk en vlot sinterklaasprogramma van 60 minuten inclusief sinterklaasbezoek. De Sint & Friends Minishow is hiervoor een perfecte invulling.
Middag: 15:00 - 17:00
Precies tussen de slaapjes in. ‘s Ochtends rustig opstarten en dan naar het sinterklaasfeest van je werk. Dit tijdslot is populair van woensdag t/m zondag.
Borrel: 15:30 - 18:00
Een ma-, di-, woe-, do- of vrijmibo; een sinterklaasborrel is super gezellig en heeft net even een vernieuwende insteek. Met een gezellig bezoek van Sinterklaas voor de kinderen en eventueel een leuke show. Is de borrel enkel met volwassenen? Sinterklaas komt graag jouw zelfgeschreven kritische gedicht voorlezen aan je medewerkers.
Diner: 17:00 - 19:00
Een sinterklaasfeest ‘by night’. Het is een unieke ervaring voor groot en klein. Laat een heerlijk dinerbuffet komen waarbij Sint en de Pieten even aanhaken. Niet voor het eten, maar wel voor de sfeer. Wij van Boek de Sint zijn fan van sinterklaasfeesten ‘by night’.
Een voorbeeld: vorig jaar heeft een van onze teams samen met kinderen bij een bekende Nederlandse bank in Utrecht pizza’s gebakken. Sint en de Pieten hadden een schort voor, koksmuts op en ze bakten er op los. Het was dolle pret voor kids en hun ouders.
Dit is dé ideale tijdsplanning voor een sinterklaasfeest:
00:00 Inloop / start activiteiten
00.15 Start voorprogramma sinterklaasshow
00:45 Sint & Pieten in de sinterklaasshow
01:05 Cadeautjes uitdelen en meet & greet
01:30 Dag Sinterklaas en uitloop
02:00 Einde activiteiten
Stap 4: Kies een locatie
Vier je het sinterklaasfeest op het bedrijf? Of kies je voor een andere plaats? In een bedrijfspand zijn er vaak voldoende mogelijkheden om het sinterklaasbedrijfsfeest te vieren. Denk eens aan het atrium, de kantine of de lobby. Je kunt natuurlijk ook kiezen om het feest extern te vieren. Er zijn genoeg ‘sinterklazige’ locaties te bedenken. Denk bijvoorbeeld eens aan een theater, een schip, een kasteel of een mooie feestzaal.
Stap 5: Het entertainment of de invulling
Een leuke invulling voor het programma is belangrijk bij een sinterklaasfeest. Hierbij is interactie de sleutel tot succes. Stem de invulling daarom af op de gasten. Dus zowel op de ouders als de kinderen. Het aanbod sinterklaasentertainment is groot. Entertainment met een goede kwaliteit is schaars én populair. We raden je aan om uiterlijk in september het sinterklaasentertainment te boeken. Na september is de kans groot dat niet alle tijdsloten meer beschikbaar zijn.
Op zoek naar de juiste invulling voor het feest? Bekijk dan onze Sint & Friends Sinterklaasshows.
Op een sinterklaasfeest hoort natuurlijk een bezoek van Sinterklaas en zijn Pieten. Wat je wil voorkomen, is dat je een ongeloofwaardige, onverstaanbare of zelfs dronken Sinterklaas op de stoep hebt staan. Een low budget Sint brengt vervelende risico’s met zich mee, waardoor je het risico loopt om de plank volledig mis te slaan op jouw sinterklaasfeest. Zonde van alle energie die je er in hebt zitten. Als de Sint leuk was, hebben je gasten een topfeest gehad. Kies daarom voor een professionele Sinterklaasacteur die aangesloten is bij een gecertificeerde organisatie. Bekijk hier onze mogelijkheden.
Een sinterklaasshow is een ideale oplossing voor de invulling van jouw sinterklaasfeest. Dit complete programma bestaat uit 30 minuten voorprogramma en 45/60 minuten sinterklaasbezoek. Je bent simpelweg in een keer klaar. Je boekt een enthousiaste act/presentator die na een interactief voorprogramma Sint & zijn Pieten ontvangt. Deze act/presentator blijft gedurende het bezoek van Sint de host van het feest.
Met de Sint & Friends Live show boek je een presentator inclusief Sint & Pieten, decor en geluid tot 150 personen. De show is vlot, heeft humor en zit vol interactie, muziek en dans. Plug-and-play! Met ieder jaar een vernieuwende verhaallijn is de Sint & Friends Live show jaar na jaar een succes. Met dit jaar ‘Een verrassingsfeest voor Sinterklaas’. Bekijk hier ons show aanbod.
Je kunt het bezoek van Sinterklaas op je bedrijf uitbreiden door er gezellige of indrukwekkende activiteiten omheen te plannen. Denk bijvoorbeeld eens aan de schminken of een workshop als pietenmutsen maken. Maar ook een pietenband of zelfs het paard van Sinterklaas zijn mogelijk. Sommige zaken kun je zelf intern regelen, maar je kunt er ook voor kiezen om alles in te huren. Wij hebben alles in huis om jouw sinterklaasfeest onvergetelijk te maken. Je kunt niet alles op onze website terugvinden, maar neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
Wist je dat Boekdesint.nl jaarlijks meer dan 150 sinterklaas evenementen van Sint, Pieten en entertainment voorziet? Dit stappenplan voor het organiseren van een sinterklaasfeest op je bedrijf is gebaseerd op deze evenementen.
Stap 6: De uitnodigingen
Stuur een e-mail naar je collega’s. Of plaats een bericht op het intranet en klaar is Kees! Maar hoe leuk is het om de sinterklaasbeleving al eerder te starten. Met deze 3 manier maak je het verschil:
Verras je collega’s dit jaar met post uit Spanje. Met deze ansichtkaart nodigt Sinterklaas iedereen persoonlijk uit. De leukste sinterklaaskaarten vind je op greetz.nl.
Een persoonlijke uitnodiging van Sinterklaas waarin de Sint alle kinderen uitnodigt om naar het sinterklaasfeest van jouw bedrijf te komen. De video kan je delen op het intranet van jouw organisatie, in whatsapp groepen of op de facebookpagina van het winkel(centrum) waar de Sint verwacht wordt. De videoproductie krijg je 4 weken voor het evenement aangeleverd en wordt door ons op maat gemaakt. Neem contact met ons op voor meer informatie.
Oldskool posters ophangen werkt goed. Hij komt, hij komt! Het brengt het gesprek over het Sinterklaasfeest onder je collega’s op gang. Het is misschien wat ouderwets, maar daarom extra ‘sinterklazig’. Voor onze sinterklaasshows hebben we ook posters beschikbaar. Deze kun je vervolgens zelf voorzien van bedrijfsnaam, datum en tijdstip.
Stap 7: Het inkopen van de cadeautjes (en het uitdelen)
Het inkopen van de cadeaus kan op verschillende manieren. Kopen de collega’s zelf een cadeau voor hun kind? Of regel jij de cadeaus? Het onderwerp ‘cadeautjes’ is bij veel sinterklaasfeesten een ding. Bijvoorbeeld ouders die te laat het gewenste cadeau aan je doorgeven/aanleveren. Of bijvoorbeeld onleesbare namen of zelfs cadeautjes die kwijt zijn geraakt. Dat is echt S*NT (sorry, heel flauw). Daarom is het verstandig om ook enkele reserve cadeaus te regelen. Tip: kies voor genderneutrale cadeaus.
Bereid het uitdelen van de cadeautjes goed voor. Er zijn verschillende manieren om dat te doen. We adviseren de kleurenmethode. Belangrijk: zorg er voor dat ieder cadeau is voorzien van een naam. Sinterklaas kent alle kinderen. Ondanks dat helpt het enorm als de namen ook fonetisch op het naamlabel staan.
Stap 8: De catering
De catering: lekker! In veel gevallen volstaan schalen snoepgoed op tafel. Maar bij andere tijdsloten (zie stap 3) is een lunch-, borrel of dinerbuffet nodig. Stel jezelf de vraag: besteed ik dit uit? Of laat je het verzorgen door de eigen bedrijfskantine/cateraar?
Stap 9: De aankleding
Om helemaal in de sinterklaasstemming te komen, versier je de zaal lekker uitbundig. Vlaggetjes, ballonnen en fopcadeautjes brengen direct veel sfeer. Online vind je talloze opties om voor ieder budget sinterklaasversiering te scoren. Naast de aankleding is het handig om naamstickers te regelen voor alle gasten. Zo kan Sinterklaas iedereen bij hun voornaam aanspreken. De verbazing op de gezichtjes is fantastisch! Deze truc werkt trouwens ook bij je collega’s wanneer zij een naamsticker dragen. Meer inspiratie nodig voor de aankleding van het Sinterklaasfeest? Bekijk onze blog: Sinterklaasfeest organiseren? 10 waardevolle tips.
Stap 10: De techniek
Inventariseer wat je nodig hebt aan techniek. Denk hierbij aan een podium, licht, geluid en decor. Raadpleeg je je eigen netwerk? Regel je dit helemaal zelf? Of heb je hierbij hulp nodig? We helpen je graag. We werken al ruim 10 jaar met vaste partners die de complete techniek verzorgen. Neem contact met ons op, om de mogelijkheden te bespreken.
Stap 11: Overige facilitaire benodigdheden
Inventariseer welke overige benodigdheden je nodig hebt. Hierbij een lijstje van dingen die al-tijd van pas komen:
- Een prullenbak & afvalzakken
- Tiewraps
- Gaffer-tape
- Schaar
- Stoffer en blik
- Vochtige doekjes
- Een schoonmaak benodigdheden (en schoonmaaktopper!)
Stap 12: De taakverdeling
Werk samen met je collega’s in een sinterklaascommissie. Zo voorkom je dat je zelf te veel hooi op je vork neemt. En daarnaast deel je de voorpret met elkaar. Hoe leuk is dat.
Stel voor alle bovenstaande punten niemand aan. Deze persoon is vanaf dat moment hoofdverantwoordelijk voor dat onderdeel. Je bent natuurlijk nog steeds een team. Dus je helpt elkaar waar nodig. Maar het is handig om te weten wie waar verantwoordelijk voor is. Vergeet naast bovenstaande punten het draaiboek niet. Een draaiboek maken is heel eenvoudig en belangrijker nog: superhandig! Handig voor jou, het team en de leveranciers. In een draaiboek zie je wat van wie, wanneer, waar verwacht wordt. Mocht iemand onverwachts uitvallen, dan kan je collega het zonder overdracht van je overnemen.
Dit waren de stappen die jou helpen bij het organiseren van het sinterklaasfeest op je bedrijf. Het
canvas met het stappenplan download je hier. Wil je meer tips? Of ben je benieuwd wat boekdesint.nl voor jou kan betekenen? Neem dan contact met ons op via e-mail info@boekdesint.nl of bel ons op 085 – 06 07 555.
Over de auteur
Bas van den Brink
Ruim tien jaar geleden startte Bas met Boekdesint.nl. Inmiddels is Boekdesint.nl uitgegroeid tot een landelijk opererende sinterklaasorganisatie waarbij kwaliteit hoog in het vaandel staat. Jaarlijks verzorgt Bas met zijn gepassioneerde team meer dan 80 moderne sinterklaasfeesten bij grote én kleinere organisaties.
Invulling nodig voor jouw sinterklaasfeest?
- Sint, Pieten en entertainment van top kwaliteit
- Een offerte binnen 2 werkdagen
- Werkzaam in heel Nederland
- Heldere afspraken zonder verrassingen
- Veilig en betrouwbaar: gecertificeerde organisatie
Voor vragen, opties of boekingen bel of whatsapp naar 085 – 06 07 555
Volg ons op de socials
Neem contact met ons op
WhatsApp: 085 – 06 07 555
Gemiddelde reactietijd: 0 – 30 minuten
Mail: info@boekdesint.nl
Gemiddelde reactietijd: 1 -2 werkdagen
Telefoon: 085 – 06 07 555
Bereikbaar ma t/m vr: 09:00 – 17:00
