In dit artikel lees je een handig stappenplan voor het organiseren van het sinterklaasfeest op je bedrijf. Het stappenplan gaat je helpen om het sinterklaasfeest op je bedrijf gestructureerd en overzichtelijk te organiseren.

Tussen de verschillende stappen door lees je handige tips die je direct kunt toepassen op jouw sinterklaasfeest. Zo organiseer jij een perfect sinterklaasfeest op je bedrijf waar zowel jij, de kids als jouw collega’s van zullen genieten.

Onder de afbeelding van ons het canvas staan de stappen toegelicht. Het canvas ‘Hulpcanvas Sinterklaasfeest’ kan je hier downloaden als PDF. Ideaal om mee te nemen in de meeting met het event team. 

Stap 1: Kies een datum

Het sinterklaasfeest vieren op je werk hoeft niet per se op een zaterdag. Denk bijvoorbeeld eens aan een woensdagmiddag, een vrijdagmiddag (tijdens de vrijmibo bijvoorbeeld) of een zondag. 

Sinterklaas is van zaterdag 14 november t/m zaterdag 5 december 2020 in het land. Dat zijn dit jaar maarliefst vier weekenden, inclusief het intocht weekend en het weekend van pakjesavond. Dit jaar heb je volop keuze aan data om het sinterklaasfeest op je bedrijf te vieren.

Stap 2: Inventariseer wie je gasten zijn

Wordt het een familiefeest met collega’s, partners en kinderen of kies je voor een sinterklaasborrel met alleen collega’s? Hoeveel kids en hoeveel volwassenen verwacht je? En wat is ongeveer hun gemiddelde leeftijd? Breng dit helder in kaart, zodat je de volgende stappen op je doelgroep kunt afstemmen.

Stap 3: Kies een handig tijdslot voor het sinterklaasfeest

Een geslaagd sinterklaasfeest duurt niet te lang; inclusief in- en uitloop meestal zo’n twee tot tweeëneenhalf uur. De spanningsboog van kinderen (en vaak ook van je collega’s) is vrij kort. Een tijdslot van 2,5 uur kan je alle kanten op qua tijdstip. Ter inspiratie hebben we een aantal voorbeelden van populaire tijdsloten op een rijtje gezet. Wanneer je klikt, vind je een toelichting. 

Ochtend: 09.30 - 12.00

Voor de early birds! De ochtend is populair op zaterdag en zondag. Zo kunnen jouw gasten de rest van de dag van hun weekend gaan genieten.

Lunch: 12.00 - 14.30

Combineer het sinterklaasfeest bijvoorbeeld met een goed verzorgde lunch voor jouw kleine en grote gasten. Een lunchbuffet van 12.00 tot 12.45 uur gevolgd door een leuk sinterklaasprogramma 90 minuten inclusief sinterklaasbezoek. Perfect voor de uitslapers.

Middag: 13.30 - 16.00

Ideaal op woensdag, zaterdag en zondag. Vooral de zaterdagmiddag is populair en daarom altijd lekker druk. We willen je uitnodigen eens na te denken over een ander tijdslot. Door te variëren blijf je ook verrassend naar je gasten.

Borrel: 15.30 - 18.00

Een ma-, di-, woe-, do- of vrijmibo; een sinterklaasborrel is super gezellig en heeft net even een vernieuwende insteek. Met een gezellig bezoek van Sinterklaas voor de kinderen en eventueel een leuke show. Is de borrel enkel met volwassenen? Sinterklaas komt graag jouw zelfgeschreven kritische gedicht voorlezen aan je medewerkers.

Diner: 17.00 - 19.00

Een sinterklaasfeest ‘by night’. Het is een unieke ervaring voor groot en klein. Laat een heerlijk dinerbuffet komen waarbij Sint en de Pieten even aanhaken. Niet voor het eten, maar wel voor de sfeer. Wij van Boek de Sint zijn fan van sinterklaasfeesten ‘by night’.

Een voorbeeld: vorig jaar heeft een van onze teams samen met kinderen bij een bekende Nederlandse bank in Utrecht pizza’s gebakken. Sint en de Pieten hadden een schort voor, koksmuts op en ze bakten er op los. Het was dolle pret voor kids en hun ouders.

De ideale tijdsindeling voor een sinterklaasfeest op je bedrijf:

00.00 – 00.30 Inloop / start activiteiten
00.30 – 01.00 Start voorprogramma sinterklaasshow
01.00 – 01.30 Sint & Pieten in de sinterklaasshow
01.30 – 01.55 Meet & greet / cadeaus uitdelen met Sint
01.55 – 02.00 Uitzwaaien Sint & Pieten
02.00 – 02.30 Uitloop & Afronding

sinterklaasfeest organiseren stappenplan amsterdam
Sinterklaasfeest organiseren stappenplan roetveegpieten

Stap 4: Kies een locatie

Vier je het op je eigen locatie of op een externe locatie? In een bedrijfspand zijn er vaak voldoende mogelijkheden om het sinterklaas bedrijfsfeest te vieren. Denk eens aan het atrium, de kantine, de lobby… Je kunt natuurlijk ook kiezen om het feest extern te vieren. Er zijn genoeg ‘sinterklazige’ locaties te bedenken, waarmee het echt een uitje wordt voor jou, je collega’s en hun kroost. Denk eens aan een theater, een schip, een kasteel of een mooie feestzaal.

Stap 5: Het entertainment of de invulling

Bij een goed georganiseerd sinterklaasfeest hoort een leuk programma voor de kinderen. Een interactieve invulling is de sleutel tot succes voor een geslaagd sinterklaasfeest. Stem het daarom af op jouw gasten. Het aanbod sinterklaas entertainment is groot. Entertainment met een goede kwaliteit is schaars en populair. Boek daarom ruim op tijd jouw entertainment (bij voorkeur voor 1 oktober), zodat er voldoende acts beschikbaar zijn. Ter inspiratie een aantal mogelijkheden:

Een echte Sinterklaas op bezoek
Op een sinterklaasfeest hoort natuurlijk een bezoek van Sinterklaas en zijn Pieten. Wat je wil voorkomen is dat je een ongeloofwaardige, onverstaanbare of zelfs dronken Sinterklaas op de stoep hebt staan. Een low budget Sint brengt vervelende risico’s met zich mee, waardoor je het risico loopt om de plank volledig mis te slaan op jouw sinterklaasfeest. Zonde van alle energie die je er in hebt zitten. Als de Sint leuk was, hebben je gasten een top feest gehad. Kies daarom voor een professionele Sinterklaas acteur die aangesloten is bij een gecertificeerde organisatie. Bekijk hier onze mogelijkheden.
Sinterklaasshow inhuren (inclusief Sinterklaas)
Een sinterklaasshow is een ideale oplossing voor de invulling van jouw sinterklaasfeest. Dit complete programma bestaat uit 30 minuten voorprogramma en 45/60 minuten sinterklaasbezoek. Je bent simpelweg in een keer klaar. Je boekt een enthousiaste act/presentator die na een interactief voorprogramma Sint & zijn Pieten ontvangt. Deze act/presentator blijft gedurende het bezoek van Sint de host van het feest. 

Met de Sint & Friends Live show boek je een presentator inclusief Sint & Pieten, decor en geluid tot 150 personen. De show is vlot, heeft humor en zit vol interactie, muziek en dans. Plug-and-play! Met ieder jaar een vernieuwende verhaallijn is de Sint & Friends Live show jaar na jaar een succes. Met dit jaar ‘Een verrassingsfeest voor Sinterklaas’. Bekijk hier ons show aanbod. 

Extra (kinder)activiteiten
Je kunt het bezoek van Sinterklaas op je bedrijf uitbreiden door er gezellige of indrukwekkende activiteiten om heen te plannen. Denk bijvoorbeeld eens aan de Sinterklaas VR Experience of een creatieve workshop als taai-taai poppen versieren of pietenmutsen maken. Maar ook een pietenband of zelfs het paard van Sinterklaas zijn mogelijk. Sommige zaken kan je zelf intern regelen, maar je kunt er ook voor kiezen om alles in te huren. Wij hebben alles in huis om jouw sinterklaasfeest onvergetelijk te maken. Je kunt het niet op onze website vinden, maar neem contact met ons op voor de mogelijkheden. 

Wist je dat Boek de Sint jaarlijks meer dan 80 sinterklaas evenementen van Sint, Pieten en entertainment voorziet? Dit stappenplan voor het organiseren van een sinterklaasfeest op je bedrijf is gebaseerd op deze evenementen.

sinterklaasfeest organiseren stappenplan zaantheater roetveegpieten

Stap 6: De uitnodigingen

Stuur een mail naar je collega’s of plaats een bericht op het intranet en het is geregeld. Maar hoe leuk is het om de sinterklaas beleving breder te trekken dan enkel tijdens het sinterklaasfeest zelf? Met deze uitnodigingen voor jouw sinterklaasfeest maak je echt het verschil:

Hard-copy sinterklaaskaart
Post vanuit Spanje voor al je medewerkers. Hoe leuk is dat? Met deze kaart nodigt Sinterklaas alle kinderen en medewerkers persoonlijk uit om naar het sinterklaasfeest te komen. De leukste sinterklaaskaarten vind je op greetz.nl.
Video uitnodiging van Sinterklaas
Een persoonlijke uitnodiging van Sinterklaas waarin de Sint alle kinderen uitnodigt om naar het sinterklaasfeest van jouw bedrijf te komen. De video kan je delen op het intranet van jouw organisatie, in whatsapp groepen of op de facebookpagina van het winkel(centrum) waar de Sint verwacht wordt. De videoproductie krijg je 5 weken voor het evenement aangeleverd en wordt door ons op maat gemaakt. Neem contact met ons op voor meer informatie. 
Posters
Hij komt, hij komt! Oldskool posters ophangen werkt perfect om het gesprek onder je collega’s op gang te brengen. Het is misschien wat ouderwets, maar daarom extra ‘klazig’. 

Stap 7: Het inkopen van de cadeautjes (en het uitdelen)

Bestel je de cadeautjes zelf of geef je jouw collega’s een cadeaukaart van intertoys, zodat ze zelf een cadeau voor hun kind kunnen kopen? In het laatste geval regel jij bijvoorbeeld enkel een aantal reserve cadeautjes. Het onderwerp ‘cadeautjes’ is bij veel sinterklaasfeesten een ding. Ouders die te laat het gewenste cadeau aan je doorgeven/aanleveren, onleesbare namen of zelfs cadeautjes die kwijt zijn geraakt… Da’s echt S*NT (sorry, heel flauw).

Daarnaast is het natuurlijk het leukst als Sinterklaas de cadeautjes uitdeelt, zodat de kinderen hem daarna nog even persoonlijk kunnen bedanken. Er zijn hier diverse methodes voor, maar wij vinden er maar één echt goed werken. Onze tips:

Geef ouders de verantwoordelijkheid om het cadeau te kopen, ingepakt bij je in te leveren en te voorzien van een duidelijk naamlabel (met de naam fonetisch uitgeschreven)
Bereid het uitdelen van de cadeautjes goed voor. Wij hebben hier een handige methode voor. Hiermee deel je op een efficiënte en snelle manier de cadeautjes uit tijdens jouw sinterklaasfeest. Zo voorkom je dat Sinterklaas lang bezig is met het uitdelen van de cadeautjes. Deze methode volgt binnenkort in een nieuwe blog, maar we kunnen je deze nu al toesturen. 

Stap 8: De catering

De catering; lekker! Het is afhankelijk van de locatie en het tijdstip van je feest hoe en of je gaat uitpakken. Volstaan schalen snoepgoed op tafel of zat je te denken aan een lunch-, borrel of dinerbuffet? Ga je het uitbesteden of laat je het verzorgen door de eigen kantine? 

Stap 9: De aankleding

Om helemaal in de sinterklaasstemming te komen zijn vlaggetjes, ballonnen en fopcadeautjes altijd een goed idee. Online vindt je talloze opties om voor ieder budget sinterklaasversiering te scoren. Naast aankleding is het handig om naamstickers voor al je gasten te regelen. Zo kan Sinterklaas je gasten bij hun voornaam aanspreken. De verbazing op de gezichtjes is fantastisch wanneer de Sint de kinderen direct bij hun voornaam aanspreekt. Deze truc werkt overigens ook bij je collega’s wanneer zij een naamsticker dragen.

Stap 10: De techniek

Wat heb je nodig aan techniek? Zoek je een partij voor podium, licht, geluid en decor of is dit niet nodig. Bij welke partij leg je dit neer? Je kunt dit uitbesteden of je eigen netwerk raadplegen. Wij werken al tien jaar met vaste en betrouwbare partners die de complete techniek kunnen verzorgen voor jouw sinterklaasfeest.

Stap 11: Overige facilitaire benodigdheden

Inventariseer welke overige benodigdheden je nodig hebt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan prullenbak, een schoonmaakteam, maar ook aan dingen als  plakband, tie-wraps, gaffer-tape. Dit komt al-tijd van pas!

Stap 12: De taakverdeling

Werk samen in een sinterklaascommissie. Zo voorkom je dat je zelf te veel hooi op je vork neemt. Koppel aan alle voorgaande punten een naam; wie doet wat. In een team lukt meer dan in je eentje.

Next step: maak een draaiboek

Een draaiboek maken is heel eenvoudig en belangrijker nog: super handig! Handig voor jou, je team en je leveranciers. In een draaiboek zie je in een document van wie wanneer waar en wat verwacht wordt. Een draaiboek is zo ingericht dat als jij ziek zou zijn, je collega het zonder overdracht van je over kan nemen.

Dit waren de stappen waarmee jij het sinterklaasfeest op je bedrijf kunt organiseren. Je kunt het canvas met het stappenplan hier downloaden. Wil je meer tips of ben je benieuwd wat Boek de Sint voor jou kan betekenen? Ga naar www.boekdesint.nl/blog/, mail naar info@boekdesint.nl of bel ons op 085 – 06 07 555.

Over de auteur

Bas van den Brink

Tien jaar geleden startte Bas (26) met Boek de Sint. Inmiddels is Boek de Sint uitgegroeid tot een landelijk opererende sinterklaasorganisatie waarbij kwaliteit hoog in het vaandel staat. Jaarlijks verzorgt Bas met zijn gepassioneerde team meer dan 80 moderne sinterklaasfeesten bij grote én kleinere organisaties.

videobellen-huisbezoek-sinterklaasTips
mei 13, 2020

Sinterklaas en het coronavirus: tips & inspiratie voor jouw coronaproof sinterklaasfeest

Door het coronavirus bestaat er een grote kans dat het sinterklaasfeest dit jaar een coronaproof invulling gaat krijgen. Daarom bereiden wij ons voor op de onzekere toekomst. Want ondanks het…
Stappenplan sinterklaasfeest organiseren den boschTips
april 29, 2020

Stappenplan voor het organiseren van een sinterklaasfeest op een bedrijf

In dit artikel lees je een handig stappenplan voor het organiseren van het sinterklaasfeest op je bedrijf. Het stappenplan gaat je helpen om het sinterklaasfeest op je bedrijf gestructureerd en…
Checklist actielijst sinterklaasfeest organiseren amsterdam roetveegpietenTips
april 17, 2020

Actielijst voor het organiseren van een sinterklaasfeest op je werk

Om het organiseren van een sinterklaasfeest makkelijk te maken, hebben wij een actielijst opgesteld. Zo compleet en overzichtelijk mogelijk. Deze actielijst deel ik met je in dit artikel. De lijst…

Invulling nodig voor jouw sinterklaasfeest?

  • Sint, Pieten en entertainment van top kwaliteit
  • Een offerte binnen 2 werkdagen
  • Werkzaam in heel Nederland
  • Heldere afspraken zonder verrassingen
  • Veilig en betrouwbaar: gecertificeerde organisatie
Offerte aanvragen

Voor vragen, opties of boekingen bel of whatsapp naar 085 – 06 07 555

Volg ons op Social Media!

Neem contact met ons op

WhatsApp: 085 – 06 07 555

Gemiddelde reactietijd: 0 – 30 minuten

Mail: info@boekdesint.nl

Gemiddelde reactietijd: 1 -2 werkdagen

Telefoon: 085 – 06 07 555

Bereikbaar ma t/m vr: 09:00 – 17:00