Het organiseren van een sinterklaasfeest op je bedrijf kan best een klus zijn. In dit artikel lees je een handig stappenplan voor het organiseren van het sinterklaasfeest op je bedrijf. Het stappenplan gaat je helpen om het sinterklaasfeest op je bedrijf gestructureerd en overzichtelijk te organiseren.
Tussen de verschillende stappen door lees je handige tips die je direct kunt toepassen op jouw sinterklaasfeest. Zo organiseer jij een perfect sinterklaasfeest op jullie bedrijf waar zowel jij, de kids als jouw collega’s van zullen genieten.
Onder de afbeelding van het canvas staan de stappen toegelicht. Het canvas ‘Hulpcanvas Sinterklaasfeest’ kun je hier downloaden als PDF. Ideaal om mee te nemen in de meeting met het event team.
Stap 1: Kies een datum
Een sinterklaasfeest op het werk hoeft zeker niet altijd op een zaterdag of zondag. Denk bijvoorbeeld eens aan een woensdag-, donderdag- of vrijdagmiddag.
Sinterklaas is van zaterdag 16 november t/m donderdag 5 december 2024 in het Nederland. De meest populaire weekenden voor een zakelijk sinterklaasfeest zijn het weekend van 23 november en 30 november. Het weekend voor 5 december is een populair familieweekend met een sinterklaasfeest in huiselijke kring. Met goede communicatie en een tijdige safe the date is dit weekend ook zeer geschikt voor een sinterklaasfeest op een bedrijf.
Stap 2: Inventariseer wie je gasten zijn
Wordt het een familiefeest met collega’s, partners en kinderen of kies je voor een sinterklaasborrel met alleen collega’s? Hoeveel kinderen en hoeveel volwassenen verwacht je? En wat is ongeveer hun gemiddelde leeftijd? Breng dit helder in kaart, zodat je de volgende stappen op je doelgroep kunt afstemmen.
Stap 3: Kies een handig tijdslot voor het sinterklaasfeest
Een geslaagd sinterklaas bedrijfsfeest duurt niet te lang. Ons advies is het feest nooit langer dan 2 – 2,5 uur te laten duren. De spanningsboog van kinderen (en vaak ook van je collega’s) is vrij kort. Ter inspiratie hebben we een aantal voorbeelden van populaire tijdsloten op een rijtje gezet. Wanneer je klikt, vind je een toelichting.
Ochtend: 10:00 - 12:00 uur
Veel bedrijven kiezen voor een sinterklaasfeest in de ochtend. In de ochtend hebben wij diverse acts beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan de all-in Sint & Friends sinterklaasshow met DJ of Liveband.
Lunch: 12.00 - 14.00
Combineer het sinterklaasfeest bijvoorbeeld met een goed verzorgde lunch voor jouw kleine en grote gasten. Een lunchbuffet van 12.00 tot 12.45 uur gevolgd door een leuk en vlot sinterklaasprogramma van 60 minuten inclusief sinterklaasbezoek. De Sint & Friends Minishow is hiervoor een perfecte invulling.
Middag: 15:00 - 17:00 uur
Precies tussen de slaapjes in. ’s Ochtends rustig opstarten en dan naar het sinterklaasfeest van je werk. Dit tijdslot is populair van woensdag t/m zondag.
Borrel: 15.30 - 18.00
Een ma-, di-, woe-, do- of vrijmibo; een sinterklaasborrel is super gezellig en heeft net even een vernieuwende insteek. Met een gezellig bezoek van Sinterklaas voor de kinderen en eventueel een leuke show. Is de borrel enkel met volwassenen? Sinterklaas komt graag jouw zelfgeschreven kritische gedicht voorlezen aan je medewerkers.
Diner: 17.00 - 19.00
Een sinterklaasfeest ‘by night’. Het is een unieke ervaring voor groot en klein. Laat een heerlijk dinerbuffet komen waarbij Sint en de Pieten even aanhaken. Niet voor het eten, maar wel voor de sfeer. Wij van Boek de Sint zijn fan van sinterklaasfeesten ‘by night’.
Een voorbeeld: vorig jaar heeft een van onze teams samen met kinderen bij een bekende Nederlandse bank in Utrecht pizza’s gebakken. Sint en de Pieten hadden een schort voor, koksmuts op en ze bakten er op los. Het was dolle pret voor kids en hun ouders.
Organiseer je een sinterklaasfeest op je werk? Dit is dé ideale tijdsplanning:
00:00 Inloop / start activiteiten
00.15 Start voorprogramma sinterklaasshow
00:45 Sint & Pieten in de sinterklaasshow
01:05 Cadeautjes uitdelen en meet & greet
01:30 Dag Sinterklaas en uitloop
02:00 Einde activiteiten
Stap 4: Kies een locatie
Vier je het op je eigen locatie of op een externe locatie? In een bedrijfspand zijn er vaak voldoende mogelijkheden om het sinterklaasbedrijfsfeest te vieren. Denk eens aan het atrium, de kantine, de lobby… Je kunt natuurlijk ook kiezen om het feest extern te vieren. Er zijn genoeg ‘sinterklazige’ locaties te bedenken, waarmee het echt een uitje wordt voor jou, je collega’s en hun kroost. Denk eens aan een theater, een schip, een kasteel of een mooie feestzaal.
Stap 5: Het entertainment of de invulling
Bij een goed georganiseerd sinterklaasfeest hoort een leuk programma voor de kinderen. Een interactieve invulling is de sleutel tot succes voor een geslaagd sinterklaasfeest. Stem het daarom af op jouw gasten. Het aanbod sinterklaasentertainment is groot. Entertainment met een goede kwaliteit is schaars en populair. Wij raden aan om in september het sinterklaasentertainment te boeken. Daarna kan het ook, maar je zult merken dat niet alle tijdsloten meer beschikbaar zijn. Ter inspiratie een aantal mogelijkheden:
Op een sinterklaasfeest hoort natuurlijk een bezoek van Sinterklaas en zijn Pieten. Wat je wil voorkomen, is dat je een ongeloofwaardige, onverstaanbare of zelfs dronken Sinterklaas op de stoep hebt staan. Een low budget Sint brengt vervelende risico’s met zich mee, waardoor je het risico loopt om de plank volledig mis te slaan op jouw sinterklaasfeest. Zonde van alle energie die je er in hebt zitten. Als de Sint leuk was, hebben je gasten een topfeest gehad. Kies daarom voor een professionele Sinterklaasacteur die aangesloten is bij een gecertificeerde organisatie. Bekijk hier onze mogelijkheden.
Een sinterklaasshow is een ideale oplossing voor de invulling van jouw sinterklaasfeest. Dit complete programma bestaat uit 30 minuten voorprogramma en 45/60 minuten sinterklaasbezoek. Je bent simpelweg in een keer klaar. Je boekt een enthousiaste act/presentator die na een interactief voorprogramma Sint & zijn Pieten ontvangt. Deze act/presentator blijft gedurende het bezoek van Sint de host van het feest.
Met de Sint & Friends Live show boek je een presentator inclusief Sint & Pieten, decor en geluid tot 150 personen. De show is vlot, heeft humor en zit vol interactie, muziek en dans. Plug-and-play! Met ieder jaar een vernieuwende verhaallijn is de Sint & Friends Live show jaar na jaar een succes. Met dit jaar ‘Een verrassingsfeest voor Sinterklaas’. Bekijk hier ons show aanbod.
Je kunt het bezoek van Sinterklaas op je bedrijf uitbreiden door er gezellige of indrukwekkende activiteiten omheen te plannen. Denk bijvoorbeeld eens aan de schminken of een workshop als pietenmutsen maken. Maar ook een pietenband of zelfs het paard van Sinterklaas zijn mogelijk. Sommige zaken kun je zelf intern regelen, maar je kunt er ook voor kiezen om alles in te huren. Wij hebben alles in huis om jouw sinterklaasfeest onvergetelijk te maken. Je kunt niet alles op onze website terugvinden, maar neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
Wist je dat Boekdesint.nl jaarlijks meer dan 150 sinterklaas evenementen van Sint, Pieten en entertainment voorziet? Dit stappenplan voor het organiseren van een sinterklaasfeest op je bedrijf is gebaseerd op deze evenementen.
Stap 6: De uitnodigingen
Stuur een mail naar je collega’s of plaats een bericht op het intranet en het is geregeld. Maar hoe leuk is het om de sinterklaas beleving breder te trekken dan enkel tijdens het sinterklaasfeest zelf? Met deze uitnodigingen voor jouw sinterklaasfeest maak je echt het verschil:
Post vanuit Spanje voor al je medewerkers. Hoe leuk is dat? Met deze kaart nodigt Sinterklaas alle kinderen en medewerkers persoonlijk uit om naar het sinterklaasfeest te komen. De leukste sinterklaaskaarten vind je op greetz.nl.
Een persoonlijke uitnodiging van Sinterklaas waarin de Sint alle kinderen uitnodigt om naar het sinterklaasfeest van jouw bedrijf te komen. De video kan je delen op het intranet van jouw organisatie, in whatsapp groepen of op de facebookpagina van het winkel(centrum) waar de Sint verwacht wordt. De videoproductie krijg je 5 weken voor het evenement aangeleverd en wordt door ons op maat gemaakt. Neem contact met ons op voor meer informatie.
Hij komt, hij komt! Oldskool posters ophangen werkt perfect om het gesprek onder je collega’s op gang te brengen. Het is misschien wat ouderwets, maar daarom extra ‘klazig’. Voor onze sinterklaasshows hebben we ook posters beschikbaar. Deze kan je vervolgens zelf voorzien van bedrijfsnaam, datum & tijdstip.
Stap 7: Het inkopen van de cadeautjes (en het uitdelen)
Bestel je de cadeautjes zelf of geef je jouw collega’s een cadeaukaart van intertoys, zodat ze zelf een cadeau voor hun kind kunnen kopen? In het laatste geval regel jij bijvoorbeeld enkel een aantal reserve cadeautjes. Het onderwerp ‘cadeautjes’ is bij veel sinterklaasfeesten een ding. Ouders die te laat het gewenste cadeau aan je doorgeven/aanleveren, onleesbare namen of zelfs cadeautjes die kwijt zijn geraakt… Da’s echt S*NT (sorry, heel flauw).
Daarnaast is het natuurlijk het leukst als Sinterklaas de cadeautjes uitdeelt, zodat de kinderen hem daarna nog even persoonlijk kunnen bedanken. Er zijn hier diverse methodes voor, maar wij vinden er maar één echt goed werken. Onze tips:
Stap 8: De catering
De catering; lekker! Het is afhankelijk van de locatie en het tijdstip van je feest hoe en of je gaat uitpakken. Volstaan schalen snoepgoed op tafel of zat je te denken aan een lunch-, borrel of dinerbuffet? Ga je het uitbesteden of laat je het verzorgen door de eigen bedrijfskantine/cateraar?
Stap 9: De aankleding
Om helemaal in de sinterklaasstemming te komen zijn vlaggetjes, ballonnen en fopcadeautjes altijd een goed idee. Online vindt je talloze opties om voor ieder budget sinterklaasversiering te scoren. Naast aankleding is het handig om naamstickers voor al je gasten te regelen. Zo kan Sinterklaas je gasten bij hun voornaam aanspreken. De verbazing op de gezichtjes is fantastisch wanneer de Sint de kinderen direct bij hun voornaam aanspreekt. Deze truc werkt overigens ook bij je collega’s wanneer zij een naamsticker dragen.
Stap 10: De techniek
Wat heb je nodig aan techniek? Zoek je een partij voor podium, licht, geluid en decor of is dit niet nodig. Bij welke partij leg je dit neer? Je kunt dit uitbesteden of je eigen netwerk raadplegen. Wij werken al tien jaar met vaste en betrouwbare partners die de complete techniek kunnen verzorgen voor jouw sinterklaasfeest.
Stap 11: Overige facilitaire benodigdheden
Inventariseer welke overige benodigdheden je nodig hebt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een prullenbak, een schoonmaakteam, maar ook aan dingen als plakband, tie-wraps, gaffer-tape. Dit komt al-tijd van pas!
Stap 12: De taakverdeling
Werk samen in een sinterklaascommissie. Zo voorkom je dat je zelf te veel hooi op je vork neemt. Koppel aan alle voorgaande punten een naam; wie doet wat. In een team lukt meer dan in je eentje.
Next step: maak een draaiboek
Een draaiboek maken is heel eenvoudig en belangrijker nog: super handig! Handig voor jou, je team en je leveranciers. In een draaiboek zie je in een document van wie wanneer waar en wat verwacht wordt. Een draaiboek is zo ingericht dat als jij ziek zou zijn, je collega het zonder overdracht van je over kan nemen.
Dit waren de stappen waarmee jij het sinterklaasfeest op je bedrijf kunt organiseren. Je kunt het canvas met het stappenplan hier downloaden. Wil je meer tips of ben je benieuwd wat Boek de Sint voor jou kan betekenen? Ga naar www.boekdesint.nl/blog/, mail naar info@boekdesint.nl of bel ons op 085 – 06 07 555.
Over de auteur
Bas van den Brink
Ruim tien jaar geleden startte Bas met Boekdesint.nl. Inmiddels is Boekdesint.nl uitgegroeid tot een landelijk opererende sinterklaasorganisatie waarbij kwaliteit hoog in het vaandel staat. Jaarlijks verzorgt Bas met zijn gepassioneerde team meer dan 80 moderne sinterklaasfeesten bij grote én kleinere organisaties.
Invulling nodig voor jouw sinterklaasfeest?
- Sint, Pieten en entertainment van top kwaliteit
- Een offerte binnen 2 werkdagen
- Werkzaam in heel Nederland
- Heldere afspraken zonder verrassingen
- Veilig en betrouwbaar: gecertificeerde organisatie
Voor vragen, opties of boekingen bel of whatsapp naar 085 – 06 07 555
Neem contact met ons op
WhatsApp: 085 – 06 07 555
Gemiddelde reactietijd: 0 – 30 minuten
Mail: info@boekdesint.nl
Gemiddelde reactietijd: 1 -2 werkdagen
Telefoon: 085 – 06 07 555
Bereikbaar ma t/m vr: 09:00 – 17:00